Sample document : various committee needed in a society.
Sample document:-MOM
Sample guide line for AOA formation.
नमस्कार,
Residential Societies मे AOA के गठन के पश्चात विभिन्न कार्यों के लिये जो विभागानुसार समितियां बनाई जाती हैं उनको वास्तव मे कोई अधिकार नही दिये होते और सारी शक्तियां केवल AOA के पास ही रहती हैं जिसके कारण कभी भी कुछ unethical होने की संभावना बनी रहती है|
यानी हम सोसायटी के निवासी हर महीने अच्छा खासा पैसा देने के बाद AOA पर निर्भर रहते हैं कि वो ईमानदारी से उस पैसे का प्रयोग करेगा| जबकि होना यह चाहिये कि हम सिस्टम को ही इतना मजबूत बना दें कि AOA मे कभी भी, कोई भी चुनकर आये वो केवल ईमानदारी से ही कार्य कर पाये| यानी हम सिस्टम पर विश्वास करें ना की किसी व्यक्ति पर निर्भर रहें|
और इसके लिये हमे AOA की शक्तियों को विकेंद्रित अर्थात बांटना होगा|
जैसा कि हम जानते हैं सोसायटी में कोई भी कार्य 4-stages में पूरा होता है:
(1) कार्य कैसे होगा इसका निर्णय लेना
(2) कार्य का क्रियान्वयन यानी execution करना
(3) क्रियान्वयन की नियमित मॉनिटरिंग व रिपोर्टिंग करना
(4) रिपोर्टिंग के आधार पर क्रियान्वयन मे सुधार करना
किसी भी सोसाइटी मे ये चारों stages केवल AOA ही देखता है| किंतु VVIP में ऐसा नही होगा|
इनमे से stages (1),(3) का दायित्व department-wise बनी समितियों का होगा व stages (2),(4) का दायित्व AOA का होगा|
उदाहरण:
*लिफ्ट-समिति*
इसमे प्रत्येक ब्लॉक से एक-एक प्रतिनिधि व ए.ओ.ए से एक सदस्य होगा अर्थात अभी यह 19 सदस्यों की समिति होगी|
*स्टेज-1:*
लिफ्ट-समिति द्वारा विभिन्न कम्पनियों से AMC के लिये कम से कम 3 quotations मंगाना व Comparative statement बनाकर एक कम्पनी निश्चित करना
*स्टेज-2:*
लिफ्ट-समिति द्वारा निश्चित की गई कम्पनी के साथ ए.ओ.ए द्वारा Agreement/MOU साइन करना
*स्टेज-3:*
लिफ्ट-समिति के सदस्यों द्वारा अपने-अपने ब्लॉक में AMC के अनुसार कम्पनी के कार्य की नियमित मॉनिटरिंग करना व ए.ओ.ए को लिखित रिपोर्ट देना
*स्टेज-4:*
लिफ्ट-समिति के सदस्यों द्वारा दी गई रिपोर्ट के अनुसार ए.ओ.ए को लिफ्ट-समिति के साथ मिलकर सुधार के लिये तुरन्त कार्यवाही करना
इसी प्रकार सभी विभागों का कार्य होगा यानी कार्य के बारे में निर्णय का अधिकार विभाग-समिति का होगा व उस निर्णय के क्रियान्वयन का दायित्व ए.ओ.ए का होगा|
विभिन्न विभाग निम्न प्रकार होंगे:
- बिजली
- पानी
- पार्किंग
- लिफ्ट
- सुरक्षा
- कैमरा
- सफाई
- बागवानी
- सांस्कृतिक कार्यक्रम
- सामाजिक समन्वय(आपसी विवाद, झगडे आदि सुलझाना)
- अन्य कोई (सदस्यों की सलाह से)
जैसे ही सोसाइटी के पंजीकरण की प्रक्रिया पूरी हो जायेगी, सब के साथ एक मीटिंग रखकर, चर्चा करके सभी ब्लॉकस् के निवासियों से विभिन्न समितियों के सदस्य बनने का निवेदन किया जायेगा|
पूर्ण विश्वास है कि अपनी सोसायटी को अच्छा बनाये रखने के लिये आप अपना सहयोग व अमूल्य समय अवश्य देंगे|
सादर!
